Workflow - Introducción

En este post voy a hacer una introducción a los workflows. Es un tema que da para mucho. Iremos ampliandolo.

Definición
 

•          Los sistemas de workflow son herramientas que permiten la implementación técnica de procesos de negocio. Permiten dar soporte y agilizar el proceso de negocio ganando tiempo. Permite a la gente involucrada llevar a cabo procesos de negocio complejos independientemente del tiempo y el lugar.

•          El flujo de trabajo es controlado y coordinado activamente por el sistema de workflow. El control incluye el monitoreo de pasos de trabajo individuales y el inicio de procesos para escalar las tareas que lleguen a su fecha de vencimiento.

•          En el sistema SAP, el sistema de workflow se integra completamente con las funciones de negocio del sistema R/3 a través de sus Business Objects.

•          Adicionalmente el sistema de workflow de SAP permite su integración con la gestión organizacional lo que permite relacionar personas o estructuras organizativas a las tareas del workflow.

•          El sistema de workflow cubre todos los aspectos del proceso…



 Características

·         Incluyen un numero finito de actividades

·         Las actividades siempre se llevan a cabo de la misma manera

·         Involucran a diferentes personas y departamentos

·         Requieren un alto grado de coordinación

·            Los sistemas workflos controlan los procesos  basandose en un modelo y son particularmente útiles en organizaciones bien estructuradas.

•          Workflow no es:

–        Un sistema de gestión de documentos (trabaja con ellos)

–        Un sistema de e-mail o groupware (trabaja con ellos)

–        Un sistema de distribución de datos entre sistemas (para ello workflow utiliza ALE, EDI, WebForms-XML, etc.)

–        Una transacción para secuenciar pantallas

–        Administración de datos temporales

–        Una herramienta que se utilice para realizar funciones no existentes en el sistema (si no se puede ejecutar la función manualmente en el sistema, entonces el sistema de workflow tampoco lo hara.

Ventajas

•          Para los usuarios

–        Tan pronto como una tarea aparezca se le enviará electrónicamente a su inbox

–        La información, explicaciones e instrucciones se envían todas juntas en un mismo documento

–        El sistema workflow lleva al usuario directamente a la transacción

–        Permite escalar trabajos automáticamente y determina los responsables y superiores directamente utilizando la estructura organizativa

•          Para la empresa

–        Aumenta la productividad

–        Agiliza los procesos

–        Aumenta la satisfacción de los clientes (mejores flujos de información, mayor rapidez en responder)

Terminología Workflow

•          Existen 5 preguntas clave para cada parte de un proceso de negocio

 

•          ¿En qué orden? Workflow

•          El workflow controla el flujo del proceso

•          Consiste en un conjunto de pasos

 

•          Puede ser lanzado mediante eventos

•          La definición del workflow describe el proceso de negocio a implementar

•          Cada workflow se compone de una serie de pasos enlazados

–        Cada paso tiene un tipo y un símbolo propio para que sea mas fácil de leer.

–        Cada paso del workflow procesa datos que se van pasando de paso a paso a través de contenedores.

•          Un workflow se activa mediante uno o mas eventos. El evento depende del workflow y debe estar activamente relacionado a él.

•          El workflow se crea y modela mediante el Workflow Builder (SWDD)

•          ¿Qué? Actividad/Tarea

•          Una actividad puede ser: Ejecutar una transacción, ejecutar un reporte, ejecutar un modulo de funciones, ejecutar una tarea en un sistema remoto, modificar un documento local, etc.

•          Generación y envío de documentos

•          Toma de decisiones

•          Control de flujo

•          Por razones prácticas y por cuestiones de reusabilidad y consistencia de la lógica implementada, las actividades siempre utilizan tecnología orientada a objetos.

•          Las actividades pueden ser ejecutadas por el sistema o por una persona (esto ultimo requerirá de la técnica de determinación de agentes).

•          En tiempo de ejecución la actividad o tarea se denomina workitem, y le indica al responsable lo que debe hacer, así como también la información necesaria para ejecutar la actividad.

•          ¿Con qué objeto?               Business Object 

–        Los objetos consisten en un conjunto de información relacionada que puede ser accedida mediante una clave o conjunto de claves

–        Los objetos se crean en tiempo de ejecución y son instancias especificas de un tipo de objeto definido previamente al cual se le ha asignado valores

–        Los componentes de un objeto son;

•          Atributos (son los campos que identifican el objeto)

•          Métodos (indican operaciones que se pueden aplicar sobre el objeto)

•          Eventos (indican cambios de estado en el objeto: impreso, liberado, creado, eliminado, etc.)

–        En el workflow se utilizan los métodos de los tipos de objetos para modelar las actividades

–        A su vez se utilizan los eventos de los tipos de objetos para iniciar, finalizar o marcar eventos en el workflow.

–        Los tipos de objeto se crean y definen mediante el Business Object Builder (SWO1)

•          ¿Quién?                       Agentes

–        Todas las tareas requieren la definición de agentes posibles. Los agentes posibles son todas aquellas personas que pueden recibir esa tarea, excluyendo de esta manera a todos los que nunca la recibirán.

–        Las tareas adicionalmente pueden definirse como tareas generales. En este tipo de tareas no existe restricciones en cuanto a las personas que puedan recibirla.

–        Luego se definen los agentes responsables. El agente responsable es quien recibirá la tarea en su Business Workplace      . Siempre un agente responsable es un agente posible.

–        Los agentes responsables se determinan siempre en tiempo real mediante papeles.

–        En un papel se definen ciertos criterios mediante los cuales se determinara en tiempo real quien es el usuario del sistema responsable por ejecutar la tarea. Existen varios tipos de papeles: por competencias, por función, por estructura organizativa o por atributos organizativos.

–        En la determinación de agentes juega un papel muy importante la estructura organizativa de la empresa

•          ¿Cuándo?                    Evento

–        Los eventos informan al workflow que algo ha sucedido. El workflow a su vez puede reaccionar al evento si la relación entre ambos esta activada

–        Los eventos los publica el sistema para que puedan ser evaluados por todos los workflows.

–        Todas las tareas pueden dejar como resultado uno o mas eventos (por ejemplo la tarea aprobar pedido puede dejar los eventos aprobado, rechazado, modificado). De esta manera el flujo del workflow puede subdividirse en esa tarea en tres caminos diferentes.

–        Existe un tipo de paso que implica esperar por un evento y otros pasos que permiten generar eventos

–        Los eventos se configuran en los tipos de objeto y pueden generarse por:

•          Por programa (mediante funciones especificas de la API de workflow)

•          Mediante documentos de cambio (Change Documents)

•          Mediante el sistema de mensajes (utilizado en SD y MM)

•          Mediante la gestión de status de documentos (utilizado en PP, PM, QM, etc.)

•          Mediante el sistema de información logística (alertas)

•          Mediante documentos de cambio del modulo RH