martes, 26 de agosto de 2014

¿POR QUE UN SOLUCIÓN BI?

En este post os voy a dar algunos motivos por los cuales una empresa debe adoptar una solución de BI. Parece obvio, pero en muchas empresas es deficil hacer entender la necesidad de tener herramientas potentes para la gestión de la información. Muchas veces nos topamos con usuarios que defienden que ellos pueden hacerlo todo con un Excel.
Mi opinión en estos casos es sencilla, dejarles que se estrellen ellos solos!!!En el muy corto plazo son capaces de montar un informe en una hoja de cálculo, seguramente mas rapido de lo que seriamos nosotros en implementarlo, pero en el largo plazo acabarán claudicando ante el poder de la tecnología. Hay que ser pacientes y constantes en nuestro trabajo, es dificil a veces, lo se, pero si seguimos esa senda llegaremos a cumplir nuestros objetivo y la tecnología se impondra.

Y ahora si, ¿POR QUE UN SOLUCIÓN BI?

1. Un solo punto de acceso a la información
Gracias a los sistemas BI toda compañía puede liberar la información almacenada en sus bases de datos, mediante el uso de un único punto de acceso, un portal BI. No importa donde se encuentre la información, almacenada en sus sistemas ERPs, en el CRM, Datawarehouse, Datamarts, o cualquier aplicación especifica de negocio, los usuarios podrán generar sus informes, y realizar un Drill-Down exhaustivo de la información a fin de entender las motivaciones de su empresa, sin necesidad de conocimientos técnicos en lo referente a las estructuras de datos subyacentes. Las aplicaciones BI
más exitosas permiten hacer este proceso con una interfaz gráfica sin tecnicismos y de fácil uso.
 
2. Respuestas oportunas a las preguntas de la empresa

El problema en muchas compañías es la dificultad que encuentran la mayoría de los empleados para acceder a la información, un territorio reservado al departamento de TI. Si bien los equipos de TI pueden realizar búsquedas y generar los informes solicitados por los usuarios desde los sistemas transaccionales, este acercamiento al reporting se caracteriza por una limitada flexibilidad y altos tiempos de ejecución, un enfoque de auto-servicio en lo relativo a la información proporciona unos beneficios mayores. Hay que entender que las ejecuciones de consultas analíticas que requiere BI consumen gran cantidad de recursos. Por ejemplo, imaginemos que un usuario de negocio necesita realizar una consulta que analice la evolución de pedidos de los 10 principales productos durante los últimos cinco años. En un sistema transaccional, esta consulta no sólo requeriría un enorme esfuerzo de procesamiento, sino que además, la ejecución debería utilizar los recursos habitualmente utilizados por los sistemas de facturación en puntos de ventas, pedidos de clientes, o compras a proveedores. Procesos que por otro lado son claves para el día a día de la compañía.
Sin embargo mediante una aplicación BI, que permita un acceso directo y sencillo a la información, los usuarios pueden responder cuestiones que vayan surgiendo sobre la marcha. Además, al contar
con información precisa y actualizada, las respuestas generadas serán más efectivas y contribuirán de una manera más notable en la consecución de las metas marcadas.

La clave para liberar la información reside en dar a los usuarios las herramientas necesarias para encontrar respuestas a sus preguntas de una manera rápida y fácil. Algunos de los usuarios quedarán
satisfechos con informes estándar que se actualizan regularmente, tales como reportes de los inventarios actuales de la empresa, ventas por canal, o informes del estatus de sus clientes. No obstante, las respuestas ofrecidas en estos informes pueden derivar en nuevas cuestiones. A su vez, otros usuarios pueden estar más interesados en un acceso dinámico a la información. Este hecho puede conducir, de nuevo, a preguntas adicionales, que no podrán responderse, en este caso, mediante un informe predefinido.

Cabe destacar que los usuarios dedican gran cantidad de su tiempo en acceder a informes estándar o personalizados, mientras que una pequeña parte de sus tareas requieren la consulta de una fuente externa para conseguir información adicional, que no estaba disponible en el informe original. Con objeto de solventar esta demanda y evitar la frustración de los usuarios (y el consecuente retraso para los equipos de TI), se requiere un sistema BI que permita a los usuarios realizar solicitudes de información de manera autónoma a partir de las fuentes de datos con las que cuenta la empresa.

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